PRIVACY BELEID KV Flevo

Voorlopig Privacy beleid KV Flevo Hoorn  versie 31 mei 2018

Kanovereniging Flevo te Hoorn  (KV Flevo) verwerkt  persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Ledenadministratie.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt KV Flevo persoonsgegevens? KV Flevo verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Jeugdleden en vrijwilligers van de bij KV Flevo  aangesloten organisatieonderdelen (groepen, regio’s etc.)
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij KV Flevo of ooit een lidmaatschap hebben gehad
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle organisatieonderdelen van KV Flevo verwerken persoonsgegevens in Excel, de administratieve applicatie van KV Flevo en de daaraan gerelateerde applicaties. De organisatie(s) waarvan je lid bent of een relatie mee hebt, verwerken je persoonsgegevens.  Zo zal in geval van een jeugdlid de KV Flevo waarvan hij of zij lid wordt, zorg moeten dragen voor de juiste registratie in ons Excel pakket.

Waarvoor verwerkt KV Flevo persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van KV Flevo of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.

Als je eenmaal lid of relatie van KV Flevo bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je  E-mail, naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een activiteit vanuit KV Flevo. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, botenregistratie enzovoorts.
Verwerkt KV Flevo ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier dat je KV Flevo heeft gemaakt in excel ten behoeve van een evenement.
KV Flevo controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.
Hoe gaat KV Flevo met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je kunt uiteraard zelf je persoonsgegevens bij de ledenadministratie inzien .
Daarnaast kan de verzender van onze nieuwsbrief de benodigde gegevens opvragen bij de ledenadministratie. Ook de boten coördinator kan namen en telefoonnummers aan een ligplaats/boot koppelen. Een lijst hiervan ligt ter inzage in de kantine of peddelhok. Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. Ook bij opladen van boten of ontbreken van personen is dit handig.
Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers van KV Flevo die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen <Naam vereniging>
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. KV Flevo kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.

Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is KV Flevo gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Kan ik zien welke gegevens KV Flevo van mij verwerkt?
Door contact op te nemen met de ledenadministratie kun je je gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie of relatie met KV Flevo, inzien en eventueel wijzigen.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door KV Flevo kun je ook altijd contact opnemen met KV Flevo via info@kv-flevo.nl.
Wijzigingen privacy beleid
KV Flevo behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid voor het gebruik van <software pakket> te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacy beleid zelf opslaan of raadplegen via onze website KV-Flevo.nl/Over ons